Le vocabulaire du recrutement

Mieux se connaître pour mieux se présenter

Analyser son profil, faire le bilan de ses compétences et  réfléchir à sa personnalité (bilans scolaire, professionnel, personnel)

Les 4 C ou les 4 critères du bon CV 

Créatif, clair, cohérent et convaincant

Le contenu d’un CV 

Objectif, rubriques et réalisations

La mise en forme 

Longueur, typographie et harmonisation

Les erreurs à éviter

Les grands changements induits par la cessation d’activité déterminent les temps forts de la formation.

Cessation d’activité

• Passer du statut de salarié à celui de retraité engendre d’importantes modifications des repères habituels, liés à la vie quotidienne et intégrés depuis l’entrée en activité
• La structure imposée par la vie professionnelle participe en grande partie à la construction de l’identité d’une personne
• Découvrir les impacts engendrés du fait de la cessation d’activité
• Trouver les réponses permettant d‘aborder sereinement cette nouvelle tranche de vie

Relations

• Cet arrêt d’activité professionnelle engendre des modifications dans l’environnement relationnel de la personne. Cette phase permet d’identifier les modifications
• En termes de relations
• Et de recomposer son rapport aux autres (le couple, les ascendants, les descendants, les amis, les relations professionnelles…)

Organisation

• Prendre conscience du nouveau rapport au temps
• Prendre conscience de l’espace de liberté qu’il y a lieu d’organiser et d’aménager

Projets

• Réfléchir individuellement et échanger sur les projets et activités à initier ou à développer débouchant sur un plan d’action personnalisé

Bilan sur les pratiques actuelles des participants en matière d’évaluation

• L’entretien professionnel dans la perspective de la réforme de la notation
• L’amélioration de la gestion des ressources humaines au service de la réforme de l’Etat
• La place de l’entretien professionnel dans la réforme de la notation 
• Le caractère obligatoire de l’entretien
• Sa prise en compte dans la procédure d’avancement de grade
• La prise en compte accrue de la mobilité (géographique, service, ministère, privé)
• Le contenu de l’entretien professionnel défini par le décret de 2007

La formulation des objectifs

• Définir les objectifs permanents et les objectifs annuels
• Définir les niveaux de priorité
• Les 6 critères pour atteindre un objectif
• La traduction d’un objectif en action
• Les différentes natures d’action
• Le niveau à atteindre par action
• Les critères quantitatifs et qualitatifs

La fixation d’objectifs

• La prise en compte des besoins de formation et des souhaits d’évolution (délégations, nouvelles missions…)
• La définition d’objectifs de développement de compétences
• La négociation des objectifs individuels au service des objectifs collectifs

Les moyens de l’évaluation : les outils et les concepts utilisés

• Fiche de poste : missions, activités, tâches
• Définition des compétences et aptitudes requises
• Comment définir des critères d’évaluation
• Degré de performance, maîtrise du poste (analyse des écarts éventuels entre compétences requises et identifiées)
• Évaluation de l’atteinte des objectifs

La formulation des perspectives d’évolution professionnelle

 Les modalités pratiques de l’entretien professionnel

• La préparation, la prise de rendez-vous et le lieu
• Les modalités de communication
• Les différentes étapes de l’entretien (démarrage, bilan, analyse, fixation des objectifs, conclusion)
• Les attitudes à mettre à l’œuvre pendant l’entretien
• La gestion des situations délicates (critiquer, complimenter, refuser, valoriser le changement)

La synthèse des données recueillies

Identifier l’entretien annuel d’activité comme outil d’animation d’équipe

• Les enjeux de l’entretien d’activité : pour l’institution, pour l’équipe, pour le collaborateur
• Sur quoi appuyer le bilan : résultats, compétences, comportements
• Pour éviter le piège de la subjectivité :
• Définir des objectifs : pour quoi faire ? Comment ?
• Distinguer objectifs quantitatifs et qualitatifs 
• Définir des indicateurs d’atteinte des objectifs
• Priorité aux compétences : détection, valorisation, évolution

Préparer l’entretien d’activité

• Le recueil des faits pendant l’année écoulée
• Préparer l’année à venir
• L’intérêt de préparer tant pour le responsable que pour le collaborateur
• Rassembler les bonnes conditions pour l’entretien : lieu, moment, durée

Conduire et réussir l’entretien

• L’accueil : savoir créer une bonne relation
• Etre à l’aise et savoir mettre à l’aise
• Inviter le collaborateur à entrer en relation
• Savoir affirmer son rôle dans l’entretien
• Savoir entendre et comprendre
• Savoir utiliser l’attitude non directive
• Le constat : instaurer un dialogue dans l’appréciation des résultats
• Savoir recentrer en cas de besoin
• Avancer méthodiquement sur l’appréciation des résultats
• Savoir traiter les divergences d’appréciation
• Le diagnostic : savoir faire la synthèse des résultats
• Prise en compte du contexte professionnel dans l’analyse des résultats
• Critères quantitatifs et qualitatifs d’analyse
• L’évolution : établir un plan d’action à partir de l’analyse des résultats
• Fixer de nouveaux objectifs
• Favoriser le développement des compétences
• Définir un projet professionnel au service de l’évolution de carrière
• La conclusion : savoir terminer l’entretien tout en encourageant la poursuite du dialogue dans l’année
• Souligner les points essentiels
• Exprimer son ressenti sur l’entretien
• Prolonger l’entretien dans l’année
•  
• Identifier l’entretien annuel d’activité comme outil d’animation d’équipe
• Apports didactiques
• Exercice d’application de définition d’objectifs
• Échanges

Préparer l’entretien d’activité

• Apports didactiques
• Échanges

Conduire et réussir l’entretien 

• Apports didactiques
• Mises en situation sur chacune des phases de l’entretien ; analyse de groupe

Identifier les compétences

• Compétences collectives,
• collectif de travail
• Compétences individuelles
• Analyse du service, analyse de l’emploi et du poste (missions, activités, tâches, facteurs d’évolution, relations)

Élaborer le plan de formation individuel

• Analyse du parcours de l’agent, mise en perspective passé, présent, futur
• Valorisation du rôle de l’agent dans le collectif de travail, ses points forts, ses points perfectibles
• La formation et son application en situation de travail

Méthodologie du tableau

• Identifier les caractéristiques et les enjeux du tableau de bord comme outil de mesure des objectifs et outil de pilotage
• Développer l’outil comme ressource afin d’accompagner le changement et la GPEEC
• Optimiser le tableau de bord comme moyen de gérer les effectifs et coordonner l’action
• Développer le tableau de bord comme outil de mesure de la contribution individuelle et collective
• Mesurer les conditions de production et d’utilisation du tableau de bord
• Identifier la pertinence du tableau de bord dans le cadre de la politique de gestion des ressources humaines et au regard de l’évolution des services
• Développer le tableau de bord comme instrument de coopération et résultat d’une démarche de coproduction entre l’agent et l’encadrant

Élaboration du tableau

• Cibler les outils de mesure quantitatifs et qualitatifs pertinents et hiérarchiquement adaptés
• Identifier les objectifs visés et les paramètres pertinents
• Identifier les étapes d’élaboration du tableau de bord et mise en forme
• Analyser les données quantitatives et qualitatifs existantes (entretien d’évaluation, de carrière …)
• Conduire et piloter, gérer le suivi et évaluer le tableau de bord
• Mise en application de la méthodologie proposée
• Communiquer autour du tableau de bord et diffuser la « culture tableau de bord » pour promouvoir la reconnaissance des compétences et la valorisation des potentiels humains
• Développer le tableau de bord comme outil d’appréciation et de reconnaissance des contributions et objectifs individuels

La conception

• Temps de préparation et évaluation du temps réel des animations
• Intégrer les contraintes et les données
• Les objectifs : de formation, de pédagogie, de progression, d’évaluation
• Distinguer le savoir, du savoir-faire, savoir être, savoir raisonner, etc.
• Connaître sa technique, son sujet
• Le choix d’une méthode pédagogique

La préparation

• La planification
• La mise en place
• Cohérence de la réflexion et de l’action pédagogique : la mise en œuvre des méthodes pédagogiques
• Quoi, quand, comment, pour atteindre quel objectif ?
• Les applications pratiques : débats, études de cas, jeux de rôle
• Fabrication des supports
• Fabrication du guide animateur

L’animation – La communication verbale et comportementale

Approche générale au travers de :

• Le schéma de communication (Shannon)
• La proxémie (E. Hall)
• La sémantique générale (A. Korzybski)
• La programmation neurolinguistique (R. Bandler et J. Grinder)
• L’analyse transactionnelle (E. Berne)

 Approche personnalisée au travers de

• La micro-communication
• Le corps
• L’espace
• Le vocabulaire

La dynamique de groupe

• La distribution des rôles
• La résistance au changement
• L’humour
• La spontanéité

Définir et fixer les objectifs prioritaires du plan de formation

• Construire un plan de formation intégré aux projets de l’établissement et centré sur les besoins de compétences des personnels.
• Le nouveau cadre règlementaire (DIF, mobilité,..)
• Recenser les besoins de formation en impliquant la direction et la hiérarchie fonctionnelle
• Établir des priorités et faire des choix

Du recensement des besoins au plan de formation

• L’analyse des besoins de compétences et de formation
• La formulation des objectifs de formation des services en adéquation avec les objectifs de l’établissement
• Mobiliser l’encadrement, maitriser le calendrier
• Utiliser les leviers que sont les entretiens individuels et le référentiel des emplois-types
• Distinguer besoins collectifs et besoins individuels
• Cartographier les métiers et les besoins

Le plan de formation

• Traduire des objectifs généraux et des besoins en objectifs pédagogiques
• Organiser le traitement des demandes individuelles de formation
• Les modes de formation (face-à-face, à distance, e-learning, auto-formation)
• Faire un budget prévisionnel
• Présenter le plan de formation
• La validation du plan de formation

L’appel d’offres

• Élaborer un cahier des charges
• Définir la grille d’analyse
• Sélectionner les offres
• Choisir un prestataire

Évaluation des résultats du plan de formation

• Adéquation du plan à la politique RH de l’établissement
• Les résultats quantitatifs (nombre de personnes formées, d’actions, dépenses…) et qualitatifs !
• Comment évaluer l’apport qualitatif de la formation, le rôle de l’encadrement
• La maîtrise du budget

Journée1 : du bilan social au tableau de bord ressources humaines 

Matin :

• Tour de table de présentation des participants et de l’animateur
• Présentation du programme du séminaire de formation (déroulé, mode de travail),
• Apport théorique du formateur
• Quelques rappels en matière de Bilan Social
• Obligations légales
• Contenu
• Utilité
• Et vous à quoi vous sert- il ?
• Échanges avec les participants

Après midi :

• Temps individuel de réflexion sur le thème : « Définissez la Fonction Ressources Humaines ! »
• Restitution et synthèse
• Apport théorique du formateur
• La Direction des Ressources Humaines : des activités de gestion miroir de l’organisation ou comment valoriser les données sociales.
• Le Tableau de Bord Ressources Humaines :
• Contexte de mise en place
• Objectif poursuivi
• Contenu
• Utilisation
• Tour de table et conclusion de la journée

Journée 2 : construire un tableau de bord ressources humaines

Matin :

• Apport théorique du formateur
• Indicateurs
• Mise à jour des données
• Exploitation des données
• Synthèses
• Communication et préconisations
• Échanges avec les participants

Après midi :

• Mise en situation
• Travail en groupes
• Restitution, échanges et synthèse
• Apport théorique du formateur
• Quelques compléments pour conclure
• Tour de table et conclusion de la journée

Jour 1

Le contexte

• Le contexte institutionnel et organisationnel : les enjeux liés au changement
• La « professionnalisation » de l’entretien de carrière
• La place de l’entretien de carrière dans la gestion des ressources humaines
• Les enjeux et finalités de l’entretien de carrière

En amont : les outils nécessaires pour la préparation à l’entretien de carrière

• La préparation préalable
• Les critères de mesure et d’évaluation (quantitatifs et qualitatifs)
• Le choix du type de questionnement
• La conception d’outils (guide et support, fiches)
• L’usage et l’utilisation de ces outils
• La trame de la grille d’entretien
• Le poste de travail et les compétences associées
• Rapports d’activité ou données quantitatives et qualitatives (l’organisation du service, les relations de travail, la perception du travail, le constat sur les résultats, la définition des objectifs à mettre en œuvre en fonction des nécessités de service)

L’analyse du profil de poste, des compétences individuelles et collectives

• Les profils et fiches de poste : métiers, fonctions, tâches
• Les missions permanentes, temporaires, les activités, le contexte d’exercice professionnel
• Le profil de poste en rapport avec les spécificités et exigences du service
• La mesure de la motivation de l’agent

Typologies des entretiens et styles d’animation

• Les différents types d’entretien
• Définition de l’entretien de carrière (PPA)
• Les techniques de préparation de l’entretien (expliquer, clarifier, faire adhérer, la formalisation de la rencontre)
• Les différents styles d’animation
• Le cadre méthodologique
• Le guide comme trame de préparation
• L’accueil / « le climat » / les conditions matérielles et psychologiques

Jour 2

Les objectifs et finalités de l’entretien

• Pour l’encadrant : un outil de dialogue / un outil de management pour mieux gérer les fonctions
• Pour l’agent : un outil de mesure de son potentiel / un outil d’évolution de carrière
• Pour l’encadrant et l’agent : un outil de communication, un temps de coopération étroite, une aide pour optimiser la valeur professionnelle et préparer l’évolution du poste

 L’entretien de carrière

• L’entretien de carrière comme outil d’expression des besoins (mobilité professionnelle, développement de carrière, projet individuel, besoin en formation)
• L’entretien comme moyen de repérer les connaissances et les compétences professionnelles mobilisées par les agents
• L’entretien de carrière comme « outil de mesure » des objectifs individuels
• L’accompagnement de l’agent et la définition d’objectifs communs négociés
• Le suivi et l’accompagnement de son évolution

La conduite et la gestion d’un entretien de carrière

• Le cadre méthodologique de l’entretien de carrière
• Les différentes phases de l’entretien de carrière
• La conduite et le déroulement de l’entretien
• La gestion des phases critiques
• Les techniques d’échange et de progression dans le dialogue
• Les questions ouvertes, fermées
• La définition d’un contrat d’objectifs
• Gérer l’état d’esprit de « l’évalué » et sa perception de l’entretien
• Le suivi de l’entretien de carrière et la synthèse
• Les phases de relais

Le déroulement de l’entretien et les postures constructives en communication

• L’enjeu d’un état d’esprit partagé (objectif de collaboration et de coopération)
• Les conditions de succès de l’entretien de carrière
• Créer un climat de confiance
• L’écoute active, comprendre, analyser et déceler les craintes
• Les attitudes ouvertes / fermées
• Gérer les risques de dérive
• « gérer »le jugement de valeur
• Se centrer sur les faits et non le jugement de valeur
• La définition d’un plan d’action partagé et négocié
  

Jour 3

Rappel Jour 1 et 2 : méthodologie de l’entretien de carrière / Jour 3 : application de cette méthodologie

• Le dernier jour sera exclusivement consacré à des séances de simulations individuelles (comme en temps réel) où les participants joueront tour à tour le rôle d’encadrant conduisant l’entretien, de candidat potentiel ou d’observateur
• L’intersession entre les jours 1 / 2 et le jour 3 est conçue de manière faciliter l’appropriation du contenu de formation pour les stagiaires et permettre ainsi à ces derniers d’être dans une disposition plus efficiente pour une progression pédagogique