Clarifier les notions de base sur le coaching

• Définition du coaching
• Différencier les rôles de coach, manager, tuteur, formateur, conseillé
• Comprendre les différentes postures de coach externe, coach interne, manager-coach
• Les apports du coaching : pourquoi ? quels résultats ?

Réussir un entretien de coaching

• Le processus d’accompagnement
• Le cadrage
• La préparation
• Les conditions de réussite

S’approprier des outils et techniques de coaching

• Par exemple (adapté en fonction des participants et de leurs situations) :
• Evaluation et développement de l’autonomie des collaborateurs
• La définition de l’objectif
• La délégation
• Le débriefing et le feed-back
• L’écoute et le questionnement
• La mise en situation
• La résolution des problèmes en coopération exemplaire

Fixer un objectif de progrès

On constate à quel point de bonnes relations avec son entourage, collègues, hiérarchique, est une vraie source de motivation au travail. On se comprend, on s’entraide, on avance… et on a plaisir à travailler ensemble. Ce stage permet à chaque participant de faire le point sur sa façon de communiquer, et des conséquences de ce mode de communication sur son bien-être au travail, mais aussi sur sa performance professionnelle. Des techniques de communication permettent à chacun d’être contributeur d’une relation harmonieuse et de ne plus avoir l’impression de subir la pression des autres.

Pourquoi « bien » communiquer avec ses relations professionnelles

• Une nécessaire communication harmonieuse : on ne choisit pas ses collègues
• Un gage de performance
• Une source de motivation au travail

Comprendre sa façon de communiquer

• Les différents comportements relationnels
• Quels comportements dans quelles situations ?
• Mon comportement est-il adapté ? quelles conséquences ?

Bénéfice de l’assertivité : gagner en assurance

• Caractéristiques de l’assertivité
• Pourquoi être assertif ?
• Les situations professionnelles ou il est important d’être assertif

Techniques de communication interpersonnelles

• Langage des mots, langage du corps
• Distinguer Faits / opinions / ressentis
• Les risques du jugement
• Oser exprimer son besoin, son opinion, son émotion
• Assumer : le message « Je »

S’adapter, se positionner face à son (ses) interlocuteur(s)

• Analyser les enjeux relationnels
• Prendre conscience de son attitude en communication
• Savoir accueillir l’autre
• Chercher à comprendre l’autre, son ressenti, ses valeurs
• Identifier le besoin de son interlocuteur ainsi que le contexte de la demande

Des relations de travail plus efficaces

• Savoir exprimer son besoin
• Savoir alerter
• Développer un mode collaboratif : partager ses bonnes pratiques

Déléguer 

• Enjeux et risques pour l’équipe et l’établissement
• Les objectifs du manager (cadre) : dégager du temps stratégique et renforcer son rôle
• Les opportunités pour les collaborateurs 
• Autonomie
• Développement
• Reconnaissance
• La délégation horizontale

Les phases de la délégation

• La préparation, choisir le bon moment
• Savoir prendre le temps
• Les objectifs de la délégation
• Les compétences nécessaires
• Comment choisir le collaborateur
• Le rendez-vous solennel
• Le contrat de la délégation
• Responsabilités et moyens
• Le contrôle de la délégation
• Délais, objectifs, évaluation

Élaborer un plan d’action personnel

• Forces et faiblesses dans l’exercice de la délégation
• Fixer des objectifs de progrès 

Des objectifs, pourquoi ?

• Le management par objectifs
• L’analyse des fonctions et des missions : l’organigramme fonctionnel
• Les objections des collaborateurs face aux objectifs individuels

La formulation des objectifs

• Définir les objectifs permanents et les objectifs annuels
• Définir les niveaux de priorité
• Les 6 critères pour atteindre un objectif

La traduction d’un objectif en action

• Les différentes natures d’action
• Le niveau à atteindre par action
• Les critères quantitatifs et qualitatifs

Le suivi et l’analyse des résultats

• Les différents outils pour les actions opérationnelles ou administratives
• Comment choisir ? Comment les utiliser ?
• La bonne utilisation des tableaux de bord
• La restitution de l’analyse

Les principes de base de la communication en groupe

• Déperdition, perception, représentation et interprétation
• Ecoute, reformulation, questionnement
• Distribution des rôles au sein d’un groupe

Les techniques d’animation

• Structuration du discours et flux verbal
• Gestion des émotions et des éventuels conflits
• Respect des règles de la réunion par l’ensemble des participants
• Ecoute, attentes exprimées, participation (canaliser les bavards)…
• Corriger, recentrer, reformuler pour faire avancer le débat
• Savoir utiliser les outils matériels

La préparation de la réunion

• Les différents types de réunions
• L’ordre du jour et les objectifs à atteindre
• Organisation matérielle (recherches…)

L’ouverture de la réunion

• Accueil et introduction
• Définir les règles et présenter le plan et les objectifs

Le déroulement de la réunion

• Gestion de la dynamique de groupe
• Caractéristiques des participants et impact sur la dynamique de groupe
• Repérer le rôle des participants, comprendre leurs comportements
• Gérer les situations difficiles : silence, agressivité, inertie, dérives
• Négocier les intérêts divers

Bilan sur les pratiques actuelles des participants en matière d’évaluation

• L’entretien d’évaluation dans la perspective de la réforme de la notation
• L’amélioration de la gestion des ressources humaines au service de la réforme de l’Etat
• La place de l’entretien d’évaluation dans la réforme de la notation 
• Le caractère obligatoire de l’entretien
• Sa prise en compte dans la procédure d’avancement de grade
• Le contenu de l’entretien d’évaluation défini par le décret de 2001

Les moyens de l’évaluation : les outils et les concepts utilisés

• Fiche de poste : missions, activités, tâches
• Définition des compétences et aptitudes requises
• Comment définir des critères d’évaluation
• Degré de performance, maîtrise du poste (analyse des écarts éventuels entre compétences requises et identifiées)
• Evaluation de l’atteinte des objectifs

La fixation d’objectifs

• La prise en compte des besoins de formation et des souhaits d’évolution (délégations, nouvelles missions…)
• La définition d’objectifs de développement de compétences
• La négociation des objectifs individuels au service des objectifs collectifs

La formulation des perspectives d’évolution professionnelle

Les modalités pratiques de l’entretien d’évaluation

• La préparation, la prise de rendez-vous et le lieu
• Les modalités de communication
• Les différentes étapes de l’entretien (démarrage, bilan, analyse, fixation des objectifs, conclusion)
• Les attitudes à mettre à l’œuvre pendant l’entretien
• La gestion des situations délicates (critiquer, complimenter, refuser, valoriser le changement)

La synthèse des données recueillies

Le suivi

Management : quand imposer, quand négocier

Rappel concernant les définitions et perceptions (faute/erreur – coupable/responsable)

Préparer et se préparer

• Les différentes étapes de la préparation concernant l’entretien avec le collaborateur
• Les différentes étapes concernant votre préparation matérielle et psychologique

Déroulement de l’entretien

• Phase d’accueil et de rappel du contexte
• L’énoncé des faits
• La réponse aux objections
• La réponse aux émotions-réactions
• Les différentes attitudes à adopter
• Les différentes formes de reformulation
• La négociation des contrôles
• La conclusion des accords

S’approprier les comportements adaptés

• Les attitudes selon les situations rencontrées
• Les mots vecteurs de motivation
• Les rôles à jouer en cas de recadrage collectif (arbitre ou médiateur)
• Gérer les comportements difficiles ou déviants (agressivité, menaces, manipulation, silence, critiques inversées, pleurs…)

De la notion de projet à mon projet à partir d’une méthodologie adaptée

Présentation et recueil des attentes des participants

• Tour de table (participants et animateur)
• Exposé du déroulement des 2 journées

Le projet

• A partir du tour de table, exemples de finalités et de situations-problèmes à l’origine d’un projet
• Commentaires et échanges
• Les différents types de projets dans l’enseignement supérieur : projet d’établissement, projet de service, projet transversal, projet de recherche
• Définitions d’un « projet » au sens classique et au sens normalisé (AFNOR et ISO)

 Le projet, une démarche par étapes

• Quelles étapes principales d’un projet ? Exercice de brainstorming et synthèse
• Présentation de la méthode P.D.C.A. (Plan-Do-Check-Act ou roue de Deming)
• Identification des actions élémentaires à partir de l’exercice précédent et classement de ces actions selon la méthode P.D.C.A
• Restitution et analyse, commentaires et échanges
• Présentation synthétique des différentes phases d’un projet
• Synthèse théorique : les fondamentaux de l’approche systémique

Le fondement du projet : un diagnostic partagé

• Le QQQOCP ou questionnaire de Quintilien : présentation de la méthode ; déclinaison des questions selon que l’on est en phase de diagnostic ou en préparation de plan d’action (à utiliser plus loin)
• D’autres outils de diagnostic : le diagramme d’Ishikawa ou diagramme causes-effets (en arête de poisson) ; le diagnostic d’une organisation ou typologie des dysfonctionnements
• Choix de plusieurs sujets sur lesquels les participants s’exerceront durant toute la session ; les sujets sont apportés par les participants et issus de leurs domaines et métiers
• Travail en sous-groupes puis mise en commun
• Synthèse de la journée et consignes pour la suite

L’organisation et le management de mon projet

 Le projet, une démarche par objectifs structurée

• La logique des démarches par objectifs, des programmes de la LOLF au projet de service via le contrat pluriannuel
• Les qualités d’un bon objectif SMART ou opérationnel
• La construction des plans d’actions du projet ; l’identification des moyens humains et techniques disponibles et des contraintes ; exemple de fiche-action
• Travaux de groupes sur les projets choisis (suite) et mise en commun
• Synthèse : la structure et la présentation du document-projet ; quelques exemples de projets

Le projet, une démarche participative et un management d’équipes

• Les notions de maîtrise d’ouvrage et de maîtrise d’œuvre
• Les acteurs du projet : le chef de projet, les participants et les contributeurs ; le comité de pilotage, sa composition et son rôle
• Qui fait quoi ? : réflexion en sous-groupes, restitution et synthèse
• L’importance du management du processus participatif autant que du contenu du projet

Le projet, une démarche pilotée et planifiée

• La notion d’évaluation et ses risques de dérives
• Les indicateurs et le triangle d’or du pilotage
• Le tableau de bord, outil majeur du pilotage ; le suivi de l’avancement et le traitement des écarts
• Comment favoriser la transversalité du projet ?
• Les outils de planification du projet : le planning de GANTT et brève présentation de la méthode PERT
• Travaux en sous-groupes : choix des indicateurs et ébauche du tableau de bord et du planning du projet choisi ; mise en commun

La communication dans le projet

• La réunion de lancement
• Comment communiquer sur son projet et faire adhérer ?
• Les facteurs de la motivation à participer à un projet

Echanges et synthèse

Concevoir un projet

• Les différents types de projets
• Définir le périmètre du projet
• Identifier les enjeux et résultats attendus, les difficultés et avantages engendrés

Appliquer une démarche projet

• Les 3 étapes d’un projet
• Les acteurs et leur rôle
• Suivre la réalisation du projet

Accompagner le projet particulier qu’est le changement

• Les effets du changement dans les organisations
• Identification des facteurs déclencheurs
• Présentation de la situation transformée

Situer les acteurs impliqués

• Les réactions émotionnelles face aux changements
• Recherche des bénéficiaires, alliés, opposants et observateurs
• Identifier les alternatives à mettre en face des points de blocage

Ce qui se joue dans la communication et pourquoi il ne va pas de soi d’être percutant dans ses communications. Comment se faire comprendre de l’autre et s’assurer d’être compris

• Quand l’autre écoute : ses fausses routes, ses attendus, sa capacité cérébrale
• Comment communiquons-nous par défaut
• Les clés de la communication active

Savoir installer les règles d’une communication percutante

Construire un discours indéniable. Rendre ses propos praticables pour autrui

• Définir le cadre d’une communication percutante
• Rendre possible le parler vrai
• Comprendre le niveau de discours possible
• La communication assertive

Les mots pour bien le dire

Anticiper un climat, préparer des arguments, savoir tenir son cap en évitant les sorties de route

• Aller à l’essentiel
• Eviter les termes inutiles
• Comprendre les différents statuts de l’information (de la data au jugement de valeur)
• Détecter ses mauvaises habitudes de communication

Dans le feu de l’action

Savoir organiser l’activité de son service en mode projet

• Qu’est-ce qu’une formule marquante
• Comment construire un argument
• Comment échanger efficacement avec autrui (détracteur, contradicteurs ou… poètes !)
• Savoir-faire et imposer le silence