Cette formation s’adresse à un public maîtrisant la rédaction de textes administratifs simples et confrontés à la production de documents écrits plus élaborés du fait :

• Du statut et de la fonction du destinataire (Préfet, Élus,  ….) et donc de la nécessité de lui « parler » dans son cadre de référence
• De l’importance des enjeux, juridiques notamment, et donc de la nécessité  de clarifier et d’argumenter un point de vue

Cette formation permettra aux participants d’aborder leurs productions écrites comme des actes de communication, en plaçant le destinataire au centre de leurs préoccupations.

• Comment établir et entretenir une relation personnalisée et valorisante avec son destinataire
• Comment construire un raisonnement adapté à ses demandes et à ses besoins
• Comment le convaincre du bien fondé d’une prise de position

 Présentation et recueil des attentes

• Quels textes, quelles difficultés et quels besoins
• Méthode : tour de table, échanges d’expériences et synthèse de l’animateur ; présentation des objectifs, des méthodes de travail et du déroulement de la formation.

Les obstacles à la communication écrite

• Méthode pédagogique : analyse en groupe de documents présentant des problèmes de lisibilité. Récriture de ces documents et relecture en groupe. Utilisation du rétroprojecteur. Synthèse de l’animateur. Mise au point d’une grille de relecture.

 Une méthode pour communiquer à l’écrit

• Comprendre la demande et/ou le problème et/ou les attentes du destinataire
• Se donner un ou des objectifs clairs
• Collecter les informations adaptées au destinataire (ce qu’il sait, ce qu’il croit savoir et, donc, ce qu’il a besoin de savoir)
• Organiser ses informations en fonction de ses objectifs et des besoins du destinataire (choisir une stratégie d’argumentation)
• Rédiger l’introduction (Etablir et personnaliser la relation)
• Produire un premier jet
• Relire en appliquant la grille mise en place en 2
• Réécrire
• Méthode pédagogique : Exposé de l’animateur. Exercice d’application sur un cas d’école ; relecture des productions en groupe et réécriture. Utilisation du rétroprojecteur. Synthèse de l’animateur

Les outils de la communication écrite

• Une relation empathique
• L’introduction : montrer qu’on est à l’écoute
• Personnaliser la relation (vocabulaire, tournures «  relationnels »)
• Maîtriser le ton de ses écrits (proximité, courtoisie)
• L’argumentation affective pour maintenir la relation (les figures de style)
• Méthode pédagogique : exposé de l’animateur. Exercice d’application sur un cas d’école ; relecture des productions en groupe et réécriture. Utilisation du rétroprojecteur. Synthèse de l’animateur

Les outils de la communication écrite (suite et fin)

• L’argumentation rationnelle :
• Les plans pour convaincre (progressif, concessif, SPRI)
• Les arguments logiques
• Clarifier son raisonnement
• Méthode pédagogique : Exposé de l’animateur. Exercice d’application sur un cas d’école ; relecture des productions en groupe et réécriture. Utilisation du rétroprojecteur. Synthèse de l’animateur
•  Relecture et relecture des écrits envoyés par les participants
• Application de la méthode et des outils pour communiquer à un cas professionnel
• Méthode : Le cas professionnel sera proposé par l’animateur à partir des écrits envoyés par les participants.  Productions individuelles, analyse en groupe  et synthèse der l’animateur.
• Plans d’action individuels et bilan de la formation

Les textes administratifs

• Typologie : la lettre en forme personnelle et en forme administrative, les différentes notes, le rapport, la circulaire
• Leurs caractéristiques : les normes et les usages de présentation des différents textes.
• Choisir le bon support en fonction du destinataire

 Les règles du style administratif

• Le style administratif
• Le vocabulaire administratif
• Savoir adapter le style et le vocabulaire en fonction du destinataire

Une méthode pour concevoir et rédiger un écrit administratif

• Analyser la situation de communication : QUI écrit, A qui, Comment (quel type d’écrit et quelles contraintes) et pour quoi faire (quelle est la demande, quels sont les besoins du destinataire)
• Se donner un ou des objectifs clairs : informer et/ou expliquer, et/ou convaincre et/ou faire agir
• Choisir le type de document à réaliser et utiliser les règles de présentation adaptées
• Quelles informations transmettre (Déterminer le contenu à transmettre en fonction d’une analyse de ce que sait le destinataire, de ce qu’il ne sait pas et de ce qu’il doit savoir)
• Organiser le document : choisir un plan adapté aux objectifs du rédacteur et aux besoins du destinataire
• Rédiger clairement en appliquant les règles de lisibilité et de l’intérêt humain

Prévoir la mise en page du document

• Règles de présentation adaptées au type de texte (lettres, note,)
• Visualiser la progression du raisonnement en paragraphes
• Choix des titres et sous titres (Compte rendu, textes complexes)

Application des outils et de la méthodologie aux supports des participants

Lire activement les textes et dégager l’essentiel

• Reconnaître les structures des textes et leur fil conducteur
• Détecter l’essentiel : s‘appuyer sur les mots-clés, les mots de liaison, les articulations logiques
• Dégager l’essentiel de textes variés en quelques phrases

Analyser le contenu

• Dégager la problématique d’un texte
• Utiliser une grille d’analyse pour recueillir les idées majeures

Établir un plan pour organiser ses idées

• Utiliser des plans types : plan thématique, chronologique, analytique, comparatif
• Construire un plan clair et adapté
• Bien articuler son texte en utilisant la distinction entre parties, sous-parties, paragraphes, transitions, etc. …

Présenter une synthèse soignée

• Rédiger en respectant les principes de lisibilité
• Utiliser un vocabulaire précis et concis
• Reformuler

Se connaitre pour savoir sur quoi progresser

• Savoir quelles sont ses dominantes cérébrales
• S’entraîner à travailler le cerveau droit comme le gauche

Les textes administratifs 

• Domaine de la loi et du règlement : typologie, caractéristiques et fonctions
• Les textes à valeur législative (ordonnance, loi, décret autonome)
• Les textes réglementaires (les différents décrets et  arrêtés, les circulaires interprétatives)
• La hiérarchie des normes juridiques : les liens entre tous ces textes
• Les textes internes à l’administration : typologie,  caractéristiques et fonctions
• Circulaires explicatives, notes, instructions, rapports, lettres en forme administrative et en forme personnelle
• Éléments communs (timbre, références, objet …)
• Les particularités de chaque texte : destinataires, type d’informations, fonctions

Connaître les différents plans des textes administratifs

• Textes législatifs et réglementaires : plans thématiques (champ d’application –dispositions)
• Rapports : plan argumentatif (situation, problèmes, propositions)
• Circulaires : plan analytique
• Lettres : plan chronologique

Les techniques de lecture active 

• La lecture de reformulation
• L’écrémage
• Le repérage
• La lecture d’approfondissement

Les techniques de prise de notes 

• La grille QQOQCCPP
• La prise de notes par mots clefs
• Noter les liens logiques entre informations

Comment lire un texte administratif ou la lecture de reformulation 

D’abord, se donner un projet de lecture 

• Prendre l’ensemble d’un texte
• Extraire une ou des informations précises

Puis, faire « parler » la mise en page du texte pour identifier 

• La nature du texte. Elle renseigne sur le type d’informations (une loi : des dispositions générales, un texte réglementaire : des dispositions concrètes permettant d’appliquer la loi, une circulaire interprétative : comment interpréter le règlement, une circulaire explicative : comment et pourquoi appliquer la réglementation …
• L’intitulé, les titres, sous titres, numérotations. Ils  renseignent sur le contenu et sur l’organisation du texte
• Les visas ou les références. Ils  permettent d’identifier les liens avec d’autres textes (quel texte modifie, abroge ou complète quel autre texte de même nature, quel article de   loi fait l’objet d’un décret d’application …)
• Choisir la technique de lecture sélective en fonction de son projet  et de la  mise page pour  aller à l’essentiel
• Ne jamais commencer par une lecture intégrale, quel que soit son projet de lecture
• Si l’objectif est de comprendre l’ensemble du texte appliquer la technique d’écrémage pour en dégager la structure (plan et  informations importantes).
• Si l’objectif est d’extraire des informations précises appliquer la technique de repérage pour localiser les informations recherchées
• Prendre des notes (sans recopier des extraits du texte)
• Relire ses notes et les organiser en fonction de son objectif
• Lire attentivement pour comprendre les informations générales identifiées à l’étape précédente
• Appliquer la lecture d’approfondissement
• Noter les informations permettant de comprendre les informations générales (Cf. techniques de prise de notes)
• Relire ses notes pour comprendre
• Éventuellement, rédiger à partir du plan (étape 3) et des notes (étape 5) pour intégrer l’information recueillie ou la transmettre à un destinataire

Les caractéristiques des textes professionnels

• La lettre en forme personnelle, en forme administrative
• Les différentes notes, le rapport, la circulaire
• Choisir le bon support en fonction du destinataire
• Les normes et les usages de présentation

Les obstacles à la compréhension d’un message écrit

• Mise en page inadaptée au contenu
• Pas de prise en compte des attentes du destinataire
• Plan défectueux ou inexistant
• Pas de raisonnement (pas d’articulations logiques)
• Paragraphes non pertinents et phrases longues et complexes (« jargon administratif »)
• Vocabulaire inadapté au destinataire, ton impersonnel et distant

Une méthode pour concevoir et rédiger

• Analyser la situation de communication : QUI écrit, A qui, Comment (quel type d’écrit et quelles contraintes) et pour quoi faire (quelle est la demande, quels sont les besoins du destinataire)
• Se donner un ou des objectifs clairs : informer et/ou expliquer, et/ou convaincre et/ou faire agir
• Choisir le type de document à réaliser et utiliser les règles de présentation adaptées
• Quelles informations transmettre ?
• Organiser le document : choisir un plan adapté aux objectifs du rédacteur et aux besoins du destinataire
• Prévoir la mise en page du document et visualiser la progression du raisonnement en paragraphes
• Règles de présentation adaptées au type de texte (lettres, note,)
• Choix des titres et sous titres (compte rendu, textes complexes)
• Rédiger clairement en appliquant les règles de lisibilité et de l’intérêt humain

Les outils pour faciliter l’écrit

• Présentation d’une grille pour comprendre la demande et/ou les besoins de son destinataire
• Comment prendre des notes
• Quelles informations noter en réunion
• Comment noter : se constituer un « stock » de signes, de symboles et d’abréviations
• Comment organiser clairement des informations  (classer, hiérarchiser et relier logiquement)
• Les différents plans pour informer, expliquer, convaincre, agir
• Savoir concevoir et rédiger une introduction, une conclusion
• Le plan SPRI pour motiver une décision
• Comment « dérouler »  clairement un raisonnement (mots de liaisons et de transitions)
• Construction des paragraphes : comment mettre en valeur les idées importantes 
• Les 5 règles de lisibilité : comment rédiger des phrases claires
• Les règles de l’intérêt humain : comment personnaliser un texte