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La note opérationnelle (SACE et Pincipalat)
Epreuve de cas concret - Mise en situation professionnelle

Le mode projet au cœur d’une nouvelle épreuve visant à démontrer ses capacités à appréhender un projet simple ou complexe.

Méthode de résolution de problème
Aborder l'épreuve en mode projet
Exemples (note administrative - note opérationnelle)
Explications en vidéo
Programmes de formation
Annales de concours

 

1) Méthode de résolution de problème

1.1 Définition

Un problème, c’est l‘écart entre :

  Une situation insatisfaisante (anormale), avérée ou probable
Et
Une situation satisfaisante (normale) ou souhaitée telle.

1.2 Méthode schématique

  Analyser le problème, et Proposer des solutions pour résoudre ou éviter qu'il ne se pose

 

2) Aborder l’épreuve en mode projet

2.1 Un projet, c’est quoi ?

Ce que dit le Petit Robert :
1. Image d'une situation, d'un état que l'on pense atteindre. Ce que l'on se propose de faire à un moment donné. 
2. Travail, rédaction préparatoire ; premier état.

C’est la mise en œuvre d’une démarche visant à trouver une solution ou à prendre en charge un problème important, présent ou à venir dans un temps limité et de moyens spécifiques et limités pour fournir un résultat tangible : problème résolu.
Cette mise en œuvre va avoir des conséquences sur l’organisation du travail.

2.2 Gérer un projet, c’est :

  • Gérer une équipe (si mise en place d’un groupe projet)
  • Gérer des partenaires concernés par le projet :
    o A : Acteur agissant, producteur pour la tâche
    o C : Consulté pour la réalisation de la tâche
    o I : Informé des tenants et aboutissants *
  • Gérer des résistances
  • Gérer la hiérarchie qui attend le respect du budget
  • Gérer les « clients », futurs bénéficiaires de la solution
  • Gérer les opérateurs qui vont devoir faire fonctionner la solution
  • Gérer des fournisseurs externes qui contribuent à la solution
  • Gérer la pertinence du problème posé
  • Gérer la qualité de la solution proposée
  • Gérer des contraintes : budget, délai alloué, procédure, réglementations …

*Le rédacteur de la note est assimilé à un maître d’œuvre (MOE). Il est en responsabilité de l’atteinte de l’objectif (le projet) qui lui est confié par un maître d’ouvrage, le commanditaire de la note (MOA).
Il conçoit et anime le processus de réalisation, s’appuie éventuellement sur des Partenaires Réalisateurs (PR) qui l’aident dans la mise en œuvre des activités.
Il s’assure que les Partenaires à Consulter (PC) sont sollicités, si besoin est.
Il veille également à ce que l’information soit diffusée aux Partenaires à Informer (PI), concernés par la mise en œuvre du projet et/ou par ses conséquences.

Le MOE doit également veiller à produire, ou à faire produire, les livrables (documents divers qui formalisent les informations utiles pour le MOA, les PR, PC et PI)

Enfin, il doit également prévoir les modalités de suivi et d’évaluation de la mise en œuvre des solutions qu’il propose.

3) Exemples (note administrative - note opérationnelle)

A partir d'un même document (Circulaire n° 2104 du 14 septembre 2005 relative à la mise en oeuvre du contrat dénommé PACTE), on peut nous demander de faire :

circulaire PACTE Télécharcher la circulaire sur le PACTE (15 pages, 160ko)

Proposition de note administrative

OBJET : Présenter les caractéristiques du PACTE

L’ordonnance n° 2005-901 du 2 août 2005 a instauré, dans les trois fonctions publiques, un nouveau mode de recrutement, dérogatoire du concours. Le PACTE a pour objectif d’intégrer des jeunes sans qualification en tant que titulaires (I). Pour cela, il leur propose un dispositif de formation et d’accompagnement régi contractuellement (II)

I- Un nouveau dispositif de recrutement pour les jeunes

Actuellement, le mode de recrutement par concours, fondé sur un niveau de diplôme, est discriminant, notamment pour les jeunes appartenant aux couches défavorisées. Peuvent donc être recrutés au titre du PACTE, des jeunes de 16 à 25 ans révolus, peu qualifiés et n’ayant pas obtenu le baccalauréat. Ils doivent également être de nationalité française (ou en cours de naturalisation) ou être ressortissant d’un pays membre de l’Union européenne ou signataire de l’accord sur l’Espace économique européen.
Le PACTE permet, dans un premier temps, à tous les services des trois fonctions publiques et à leurs établissements publics (à l’exception des EPIC) de les recruter dans un emploi à temps plein pour une période de 1 à 2 ans en tant que contractuel. Un contrat de droit public fixe, par ailleurs, les droits et obligations des parties. Les jeunes percevront, pendant la durée du PACTE, une rémunération minimale fixée à 25% du minimum de traitement de la fonction publique jusqu’à 18 ans et à 70 % entre 18 et 25 ans. Puis, à l’issue du PACTE, ils ont vocation à être titularisés dans un emploi de catégorie C. Chaque PACTE repose sur un emploi budgétaire et vient, à compter de 2006 se substituer à un recrutement par concours.
Pour des raisons d’impartialité, la première sélection des candidats est confiée à l’ANPE et à des commissions tripartites qui transmettront, ensuite, aux administrations recruteuses, une liste de trois candidats, au plus, par poste offert. Il est à noter que des exonérations de cotisations sociales sont accordées pour toute embauche réalisée avant le 1er janvier 2010

II- Un dispositif qualifiant conduisant à la titularisation

Pendant la durée du PACTE, les jeunes devront acquérir les compétences ou le diplôme requis dans l’exercice des fonctions occupées. C’est la condition de leur titularisation.
C ‘est pourquoi le PACTE propose une formation qualifiante en alternance. Au moins 20 % du temps de travail est consacré à la formation dispensée par des organismes de formation habilités. Une convention doit être conclue dans les deux mois qui suivent le recrutement entre l’administration, l’organisme de formation et l’agent. Cette convention donne lieu à la prise en charge par l’administration d’emploi des frais de formation engendrés par le PACTE.
Les jeunes sont encadrés pendant la durée du contrat par un tuteur. Agent expérimenté, il assure le lien avec l’organisme de formation, s’assure du suivi des séquences de formation et organise des périodes de stage dans l’administration d’emploi. Il bénéficie, en cas de besoin, d’une formation et ne peut encadrer plus de deux PACTE.
Au terme du PACTE, la situation du jeune est examinée par une commission de titularisation présidée par le responsable du service dans lequel a été effectué le contrat. S’il est jugé apte, le jeune est titularisé dans l’emploi ,dans lequel il a été recruté et s’engage à occuper cet emploi pendant une période minimale égale à deux fois la durée du contrat. En revanche, si la commission estime que le jeune n’a pas les compétences requises pour l’emploi, son contrat prend fin.

 

Proposition de note opérationnelle

OBJET : Recrutement de deux PACTE

Un plan d’actions en 3 étapes successives pourrait être mis en œuvre pour effectuer ce recrutement : Informer sur les recrutements (I) mobiliser les acteurs externes et internes (II) et établir les contrats et les conventions (III)

I. Assurer la publicité des recrutements
Les deux emplois à pourvoir étant déjà identifiés, il convient d’élaborer les avis de recrutement. Ils devront préciser le nombre de postes, la nature des emplois, l’intitulé du contrat, les conditions que doivent remplir les candidats ainsi que la date limite du dépôt des candidatures. Ils devraient ensuite être affichés dans les locaux de ….(entité administrative) ou à la préfecture du département. Ils doivent également être transmis pour affichage aux services de l’ANPE du département et publiés au B.O et mis en ligne sur le site de …. Ils devront impérativement être à la disposition du public au plus tard un mois avant la date limite de dépôt des candidatures.

II. Mobiliser les différents acteurs concernés
Il conviendrait, tout d’abord, de se mettre en recherche d’un tuteur chargé de l’encadrement des PACTE. Cette recherche devrait être mise en route dès que possible. En effet, il faudrait pouvoir programmer des actions de formation avant le recrutement des PACTE si cela s’avérait nécessaire. Les responsables hiérarchiques des futurs PACTE pourraient être consultés pour le choix du tuteur. Pour faciliter cette démarche, il serait souhaitable que leur collaboration puisse être reconnue dans le cadre des régimes indemnitaires existants.
Il incombe, par ailleurs à l’autorité chargée d’organiser le recrutement de désigner le président et les membres de la commission chargée de la sélection des candidats. Elle doit au minimum comporter trois membres. Je vous propose de solliciter un représentant de l’ANPE et de la DDETFP ainsi que le futur hiérarchique des PACTE. Il pourrait être utile de rappeler, sans vouloir empiéter sur les prérogatives de la commission, qu’une attention particulière doit être portée au degré de motivation des candidats ainsi qu’à leur capacité d’adaptation à l’emploi proposé.
Il faudra, enfin, organiser les entretiens avec les candidats proposés par la commission de sélection de façon à choisir le ou les jeunes retenus.

II. Elaborer les contrats et les conventions
Pour les contrats, un formulaire CERFA est disponible sur le site du ministère de la fonction publique ; il peut être utilisé sans porter atteinte à sa valeur juridique. Il comporte six volets. Il devra préciser les droits et obligations des différentes parties et pourrait être utilement validé par le service juridique. Les contrats devront être établis le plus rapidement possible, dès l’embauche des deux PACTE. Les différents volets sont à envoyer à leurs différents destinataires et, notamment, à la DDTEFP. En effet, l’exonération des charges patronales et sociales est financée par la DGEFP.
Il est à noter qu’en cas de non respect des clauses du contrat par l’employeur, la DDTEFP peut prononcer le retrait du bénéfice de cette exonération.
Une convention de formation tripartite (employeur, agent, organisme de formation) doit être établie dans les deux mois qui suivent la signature du contrat et annexée au contrat de l’agent. Elle devra mentionner l’intitulé de la qualification préparée et préciser les modalités d’organisation et de suivi de la formation et du délivrance, si c’est le cas, du diplôme ou du titre.

 

4) Explications en vidéo

Visionner la vidéo de présentation de la formation de la note opérationnelle Note opérationnelle (1mn40)
Par Abdelkader
Une épreuve désarmante, qui sollicite notre esprit d’initiative et notre imagination.
En restant dans un cadre strict, notre projet de note opérationnelle doit être complet, précis,  exhaustif…

5 ) Programmes de formation
Programme de la formation sur la note opérationnelle
Programme de la formation complémentaire sur la note opérationnelle (pour les personnes ayant déjà suivi une formation sur la méthodologie)
 
6 ) Annales de concours (source site Web du Ministère de l'Intérieur de l'Outre-mer et des Collectivités territoriales)
SACE Secrétaire Administratif de Classe Exceptionnelle

Annale 2007 sujet 1
Annale 2007 sujet 2

Annale 2008 sujet 1
Meilleure copie 2008 sujet 1
Meilleure copie 2008 sujet 1
Meilleure copie 2008 sujet 1
Meilleure copie 2008 sujet 2

Meilleure copie 2009 sujet 1
Meilleure copie 2009 sujet 2

 

Attaché Principal

Annale 2007

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